ARBEITSMETHODIK. 

Arbeitsmethodik. Du musst wirklich verschiedene Methodiken als Tool haben, damit Du einfach schnell und direkt von A nach B kommst. Unter Arbeitsmethodik verstehen wir die geordnete und systematische Art und Weise, wie man an gestellte Aufgaben herangeht.

Vorhersagbare, hochwertige Endresultate bekommt man nicht durch verwirrtes Umherschwirren oder impulsives Arbeiten. Unterschiedliche Kategorien von Aufgaben erfordern unterschiedliche Methodiken. Projekte müssen anders geführt werden als Prozesse. Kreatives Arbeiten, anders als Zielplanung und Zuarbeiter werden anders geführt als Verantwortliche.

Charismatische Führer haben eine ganze Werkzeugkiste von Arbeitsmethodik – und das ist wirklich so. Also, weiß ich, ich sehe die Kategorie der Aufgabe und je nachdem, wechsele die Arbeitsmethodik –, welche sie im Schlaf beherrschen, wie erfahrene Autofahrer das Kuppeln und Schalten.

Kenne die Kategorien Deiner Verantwortungsbereiche und lerne bzw. über die jeweiligen Methodiken, bis sie ein fester Teil von Dir geworden sind.

Ich gebe Euch mal eine sehr wichtige Arbeitsmethodik. Das ist Zielefinder, Manager, Worker oder Kapitän, Offizier, Matrose. Der Kapitän legt den Kurs fest: Wo wollen wir hin? Welchen Hafen steuern wir an?

Die Offiziere oder die Manager managen und treffen die kleinen Entscheidungen, so, dass wir dort auch ankommen. Die entscheiden. Analysieren Ist mit Soll treffen, Entscheidungen und geben Anweisung. Die Matrosen oder die Worker führen diese Anweisung einfach aus. Klingt so weit, so langweilig.

Wer von Euch hat schon mal gehört, dass wenn man aus dem Flow geworfen wird, also kurz unterbrochen wird, man 17 bis 20 Minuten verliert? Wer hat das schon mal gehört? Und dann wieder reinzukommen. Genau Deepflow 90. Also wenn Du hochkonzentriert bist und jemand reißt Dich raus 90 [Minuten].

Übrigens: “Hey, magst du was essen?” reißt Dich nicht aus dem Flow, Das tut es nicht, weil das kannst Du auch mit dem Anrufbeantworter beantworten. “Ja? Nein, bitte Pizza.” Das wirft Dich nicht aus dem Flow.

Was Dich aus dem Flow wirft, ist, wenn man Dich in einen anderen Modus hinein zwingt. Also als Beispiel: Du bist gerade im Kreativmodus und jetzt erzwingt man eine Entscheidung von Dir. Dann bist Du richtig fett aus dem Flow, weil Du in ganz anderen Modus gegangen bist.

Also nehmen wir das mal so aus dem Flow geworfen werden dauert mindestens 20 Minuten, um wieder reinzukommen. Und jetzt verrate ich Dir eine Arbeitsmethodik, wie Du Deinen Output verfünffachen kannst. Die Antwort ist ganz einfach: Wirf Dich nicht selber aus dem Flow, ohne es zu merken. Wirf Dich nicht selber aus dem Flow, ohne es zu merken, weil egal welche Tätigkeit Du ausführst, Du hast immer diese 3-Rollen-Hierarchie. Du bist Kapitän, Du bist Offizier und Du bist Arbeiter.

Nehmen wir mal Reicher die Geissens als Beispiel, wie ich das damals geschrieben habe. Das ganze Buch hat 60 Stunden gedauert, inklusive fertig, inklusive Layout, Design 60 Stunden. Vorteil: Ich musste kaum etwas recherchieren, weil es ja alles meine Erfahrungswerte waren. Ich musste aber trotzdem ein paar Sachen reduzieren.

Jetzt erkläre ich Euch schnell, wie ich das so schnell gemacht habe. Ganz einfach, indem ich zuerst die eine Rolle ausgeführt habe, dann die andere und dann die letzte und nicht dauernd hin und her. Hätte ich vorne angefangen zu schreiben, hätte das Ding Faktor hundertmal länger gedauert.

Die meisten Leute brauchen für ein Buch ein Jahr. So wie habe ich es gemacht? Ich bin in die Rolle ganz bewusst gegangen Kapitän oder Ziele-Finder oder Unternehmer. Sage ich: So, was ist der Zweck des Buches? Wie soll es heißen, Wie soll das Buch aufgebaut sein? Welche Prinzipien soll das Buch haben?

Also eines der Prinzipien des Buches war zum Beispiel, dass jedes Kapitel an sich ein Knowledge Nugget ist. Du musst nicht kompliziert aufeinander aufbauen, alles lernen, sondern okay, jedes Kapitel ist in sich geschlossen und ist ein Stück Knowledge Nugget.

Ein weiteres Prinzip war, dass pro Kapitel immer 3 Bewusstseinsstufen erfüllt sein müssen: die eines Angestellten, der noch nicht viel Bewusstsein über Wechselwirkungen und sonst noch etwas hat, sodass er sagt: “Wow, da habe ich was gelernt.” Auch der des Selbstständigen, der schon ein bisschen Lebenserfahrung hat, sagt: “Wow, ich habe was gelernt.” Und der Unternehmer, der muss auch sagen: “Wow, ich habe was gelernt.”

Das heißt, ich darf die einen nicht unterfordert und die anderen nicht überfordern. So musst Du das machen, wenn Du einen Bestseller haben möchtest, dann muss jeder da was rausziehen können. Wo habe ich das gelernt?

Es gibt so einen schönen Disney Film, der heißt “Alles steht Kopf”. Kann ich nur empfehlen, den mal anzuschauen. Die haben es geschafft, einen Film zu machen, den Kleinkinder gut finden, Jugendliche und Erwachsene. Und ich meine wirklich Erwachsene, geistig Erwachsene. Warum? Die Kleinkinder finden die knuffigen Figuren. Die Jugendlichen finden die einzelnen Learnings, die dort verarbeitet sind und sagen: “Ach ja, stimmt, das ist ja in meinem Leben auch so” und der echte Erwachsene versteht die übergeordnete Message und sagt: “Wow, das ist ja fast schon philosophisch.”

Und als ich den gesehen hab, dachte ich mir, wenn ich mal ein Buch schreibe, mache ich das auch. So, das wäre jetzt, also nochmal: Name des Titels. Was soll das Ding machen? Was ist der Zweck davon? Was sind die Prinzipien? Eines der Prinzipien war auch einfache Sprache. Sprache, die ein Achtklässler versteht, ohne zu sehr zu simplifizieren. Außerdem, einige Storytellings drin. Nächster Punkt: hohe Datendichte … 

Ich habe also die ganzen Kriterien festgelegt, aus Unternehmersicht oder aus Kapitänsicht. Dauer: 3 Stunden. Dann kam die zweite Ebene. Es sollte 3 Teile haben. Der erste Teil ist eher so wie das sein, wie funktioniert es? Der mittlere Teil ist eher das Tun und der letzte Teil, dort werden die ganzen Ergebnisse dann zusammengezogen. Wie setze ich konkret um, so dass ich ein Ergebnis habe?

Okay, so, jetzt runter in die Ebene Manager oder Offizier. Die Manager, Offiziers Ebene ist nicht ganz so leicht zu verstehen, deswegen gehen wir eine tiefer. Ein Worker, ein Arbeiter denkt nicht, er entscheidet nicht oder nur sehr sehr begrenzt, sondern er führt aus. Er hat also keinerlei “Maybes” und Job des Managements ist die Lücke zwischen Kapitän und Workern zu schließen, dass die wissen, was sie tun sollen, dass es konform ist mit denen.

Das bedeutet, auf der Offiziersebene oder auf der Manager Ebene habe ich dann gesagt so, Namen der Kapitel, aber erst mal die Namen der Kapitel geschrieben anhand einer Mindmap. Das hier ist so eine, wo man relativ schnell das strukturieren kann. So Namen der Kapitel, dann überlegt, welches in welchen Teile hin und hergeschoben. Das heißt, ich habe hier die ganze Zeit Entscheidungen getroffen.

Ich habe dort auch entschieden: sollen Umsetzungsaufgaben hin? Ja, okay, sehr schön. Dann habe ich entschieden, wie ist das grundlegende Layout, wie viel Hauptüberschriften gibt es? 1, 2, mehrere? Mehr Platz, weniger Platz, sehr zusammen. Ich habe mich dann entschieden, dafür jeder Gedanke ein Absatz.

Jetzt hatte ich die Namen aller Kapitel. Nächster Durchgang, die Story des Kapitels. Ich habe also in Bullets jeden Absatz beschrieben. So, das heißt, wenn Du im Bereich des Geistes einen Absatz siehst, dann stand da für ein Bullet mit einem Stichwort oder 3 Stichworten so, die für mich diesen Absatz repräsentiert haben.

So,, dann war es zum Beispiel Mensch, wie hieß dieser Typ nochmal und wo kam der nochmal her, der diesen Tunnel durch den Fels geschlagen hat? Wie alt war der? Was ist da genau passiert? Ich wusste das nur so in etwa. Das muss ich natürlich recherchieren. Machst Du auf Managerebene. Und die Ergebnisse: Wie alt war er, wie hieß er, wo fand es stand, habe ich natürlich alles in den Bullet reingeschrieben.

Oder, Reinhold Messner. Zweites Kapitel: Macht Geld wirklich glücklich? Wen hat er nochmal bestiegen? Wer war nochmal der höchste Berg? Wann war das nochmal und was war das Besondere? Ach nee, er hat ihn gar nicht als Erster bestiegen, sondern als Erster ohne Atemmaske. Ah, okay, so alles in die Bulls rein und so weiter, und so weiter, so lange, bis ich das ganze Buch vor mir sehen konnte anhand dieser Bullets.

Jedes Bull hat praktisch eine kurze Erzählung repräsentiert. Und das ist sehr schnell, weil ich dann gesehen habe: “Oh, dann fehlt ja noch ein Kapitel, muss noch ein Kapitel dazwischen. Ah, dann brauchen wir noch Bullets oder so, ne, dieses Kapitel ist so lang, dann machen wir 2 draus.” So, das heißt, dieses hin und her arbeiten war wahnsinnig einfach, weil Du ja nicht Tonnen von Seiten vor Dir her schieben musstest.

Dieser Teil hat, ich weiß es nicht mehr genau, zwischen 8 und 11 Stunden gedauert, so lange, weil ich hatte viel schon im Kopf. Ich musste relativ wenig recherchieren, sagen wir mal 11. So, und das runter diktieren, das war dann der Worker Job. Ich musste danach nichts mehr entscheiden. Ich hatte einfach mal die Bulletlist, hab vorne angefangen und hinten aufgehört.

Das runter diktieren kann ich Euch genau sagen wie lange das ging: Eine Fahrt nach München und zurück mit dem Diktiergerät. Einmal 6 Stunden hin, 6 Stunden zurück, 12. Einmal Berlin, 5 Stunden hin und 5 zurück. Also 22 plus nochmal ungefähr 10 Stunden Rennen um meinen Küchenblock beim Diktieren. Ich kann beim Diktieren nicht stillstehen. Ich muss dann laufen, weil ich dann so energiegeladen werde.

Insgesamt wirst Du feststellen, sind wir jetzt bei rund 30, 40 Stunden. Die anderen 20 Stunden waren ziemlich mit dem Lektor rumschlagen, Infografiken erstellen, Design diskutieren, Sätze nochmal durchlesen, verkürzen, lalala.

Wenn Du so möchtest, in rund 30 Stunden stand das Buch in der Version ohne Schliff, Details. Warum ging das so schnell? Weil ich jede Rolle hintereinander durch gehechelt habe.

Und wie läuft es normalerweise? Ich fange jetzt an zu schreiben. Da muss ich zuerst mal eine Entscheidung treffen. Das ist Management, dann muss ich was recherchieren. Ist immer noch Management, bin ich noch im Flow. Dann muss ich aber schreiben. Jetzt auf einmal: “Äh, welches Wort. Wie fange ich an?” Du musst ja jeweils in den Flow kommen. So, jetzt habe ich 1/4 Seite geschrieben, jetzt muss ich wieder was recherchieren.

Dann stelle ich mir die Frage: Ja, warte mal, sind die Kapitel jetzt eigentlich durchgängig oder sind die getrennt wie Lego-Bausteine? Verstehst Du? Jetzt komme ich in die Unternehmer, Kapitäns Rolle wieder rein.

So und so bin ich die ganze Zeit gefangen zwischen Rollenwechsel und “Maybes” und werde einfach verrückt. 60 Stunden von der Idee bis zum geprinteten Buch, persönliche Zeit. Wenn ich das nicht so gemacht hätte: 6.000 Stunden. einfach mal, um Euch die Idee zu geben, wie Arbeitsmethodik den Unterschied macht. Das ist jetzt ein Beispiel davon.

Damit Ihr noch eine Idee kriegt, weil ein Beispiel ist blöd. Ich kann Euch aber auch nicht alle geben hier, weil sonst dauert es zu lang, aber um Euch eine Idee zu geben. Wenn ich zum Beispiel von 0 etwas machen muss, starte ich immer mit einer Mindmap und ich lege zuerst immer die Prinzipien fest.

Ich lege zuerst über den Zweck fest und das Endergebnis fest. Also was ist der Zweck dieses Projekts? Was soll das Endprodukt, dieses Projekt sein und welche Prinzipien sollen beinhaltet werden? Das heißt, ich arbeite mit einer ganz gewissen iterativen Methodik, um von 0 aus etwas zu schaffen.

Dann ist es so, dass ich zum Beispiel ähnliche Tätigkeiten immer hintereinander terminiere. Zum Beispiel gibt es bei mir 2 Hauptmodi: introvertiert, extrovertiert. Das, was Ihr hier seht, Videoaufnahme, ist extrovertiert. Ich kommuniziere mit anderen Soll. Deswegen habe ich später jetzt auch gleich, wenn wir hier fertig sind, noch einen Termin.

So, das heißt, ich lege ähnliche Sachen, Besprechungstermine lege ich alles übereinander oder wenn jetzt jemand sagt, ich soll noch ein Werbevideo aufnehmen oder ein Event machen, das ist alles in einer Reihe, das ist immer der gleiche Modus.

So, dann gibt es introvertierte Aufgaben, die unterscheiden sich natürlich auch. Das heißt, Du musst konzentriert sein, Du musst Ruhe haben. Aber kleine Entscheidungen treffen ist ein anderer Modus als große wichtige Entscheidungen treffen. große wichtige Entscheidungen treffen: Du musst dann einen Erfolgsalgorithmus anwenden, musst ihn immer wieder durchspielen musst Daten sammeln, sehr genau Dir Downsides überlegen und so weiter, und so weiter. Kleinere Entscheidungen treffen ist ein anderer Modus, sind beide introvertiert, aber trotzdem.

Kreativ, also von 0 auf erschaffen ist was anderes als introvertiert, also in Ruhe Korrektur zu machen und zum Beispiel Korrektur zu lesen oder Sätze zu schleifen. Es ist auch was anderes, wenn ich schon bestehendes Material habe und es jetzt verbessern möchte oder von 0 starte und jeweils dafür brauchst Du jeweils Arbeitsmethodik und es sind jeweils andere, wie Du vorgibst.

Aber die richtige Arbeitsmethodik verglichen mit der falschen ist ungefähr Faktor 100. Wirklich, kein Witz. Ich habe jetzt das Beispiel gemacht Reicher als die Geissens. In Reicher als die Geissens, jeder Absatz, den Du siehst … Also es ist immer so eine Idee, ein Absatz, eine Idee, ein Konzept wird erklärt, ist ein Absatz. Dazwischen ist immer eine Leerzeile.

Jeder Absatz war repräsentiert durch einen Bullet. Also nochmal jeder Absatz, eine Idee. Die Gesamtheit der Ideen pro Absatz ergeben die Idee, die Gesamtidee des Kapitels. Mehrere Kapitel zusammen ergeben einen Teil und somit die Idee des Teiles und alle 3 Teile zusammen ergeben die Idee des Buchs.

So, jetzt habe ich aber noch gedacht den Konsequenzen, weil wenn Du nämlich ein Buch durchschreibst und es nicht im Lego Verfahren machst, so wie ich es gemacht habe, kannst Du diese Kapitel nicht recyceln. Ich könnte sie hier gar nicht benutzen, weil sie keiner verstehen würde. Ich könnte sie hier gar nicht verlinken, weil sie keiner verstehen würde.

Das habe ich aber damals mitberücksichtigt, nicht weil ich so schlau bin und nicht, weil ich wusste, das 10 Jahre später ist so ein Buch schreiben würde, sondern weil ich eins gelernt habe: Ich kann die Zukunft nicht vorhersehen, weil ich weiß nicht, was in Zukunft passieren wird.

Ich habe so ein Prinzip, das auch eine Arbeitsmethodik: Ich weiß nie, was in Zukunft noch alles an Veränderungen, Chancen, Ressourcen dazu kommen, kann ich nicht vorhersehen. Ich kann mich aber auf eine Art und Weise darauf vorbereiten: Ich arbeite modular.

Denn angenommen, ich habe jetzt 10 Bücher geschrieben und jedes meiner Bücher ist nach diesem Prinzip aufgebaut. Das heißt, es hat immer ein Kapitel, ist in sich einigermaßen geschlossen, also nie völlig, aber in sich einigermaßen geschlossen.

Jetzt habe ich 10 Bücher geschrieben, die jeweils 30 Kapitel haben. Jetzt habe ich 300 Kapitel. Somit habe ich automatisch nicht 10 Bücher, sondern 50. Warum? Weil ich muss ja diese einzelnen Kapitel nun neu kombinieren, noch 2 Kapitel dazu schreiben, das Ganze noch ein bisschen umschleifen, sodass das Ganze rund ist und schon bin ich ganz weit vorne.

Wisst Ihr, wo ich das gelernt habe? bei der Porsche Besichtigung und zwar im Cayenne Werk in Leipzig, weil dort siehst Du nämlich, dass das Chassis von Porsche das gleiche ist wie beim Touareg (VW Touareg). Wenn Du genau hinschauen wirst, auch feststellen, dass es eigentlich zur damaligen Zeit, als ich das besichtigt habe, gab es nur die 911-Plattformen, es gab die Boxter-Plattform, die dann auch Cayman wurde und es gab die Cayenne-Plattformen, die hatten eigentlich nur 3 Plattformen, hatten aber trotzdem 15 Modelle.

Warum? Weil dann haben sie den Boxter mit Dach gemacht und Cayman genannt. 80 Prozent waren immer gleich, 20 Prozent wurden wurden verändert und dann war es halt kein normaler 911 Carrera 2, sondern Carrera Turbo 4.

So, modularer Aufbau. Wenn Du das von Anfang an schon immer so gemacht hättest oder früh damit angefangen hättest, wirst Du mit jedem Mal, wenn Du arbeitest, in Zukunft immer schneller. Verstehst Du, wie ich meine? Weil Du Deine Module wie Lego Bausteine immer nur neu zusammenbauen musst.

Natürlich kannst Du nicht alles neu zusammenbauen, Du musst auch immer wieder was Neues machen. So wie jetzt das hier dieses Buches ist, wenn Du so möchtest, eine völlige Innovation. Aber die Links, die hier drin sind. Wenn ich das alles hätte extra machen müssen, wäre das Buch viel länger gewesen.

Wenn Ihr so wollt, ist “Charismatic Leadership” Reicher als die Geissens für Unternehmer, Selbstständige und Freiberufler und für all die, die auch wirklich ihr Leben in die Hand nehmen möchten und Leadership etablieren möchten. Aber es ist, wenn Du so möchtest, Reicher als die Geissens für Selbstständige, Unternehmer und Freiberufler. Das heißt aber nicht, dass Reicher als die Geissens obsolet wird. Da stehen sehr viele Sachen drin, Prinzipien, die sehr wichtig sind.

Gut, so, allgemein unterschiedliche Tätigkeiten, die gleich aussehen, aber introvertiert, extrovertiert. Ich habe Euch jetzt ein paar Beispiele gegeben. Schwerwiegende Entscheidungen, kleinere Entscheidungen, Recherchen, Analysen. Das sind alles zwar introvertierte Arbeiten, aber es sind trotzdem immer leicht unterschiedliche Modi.

Jeder Modus braucht eine eigene Arbeitsmethodik und sie sollten hintereinander weg sein, damit Du einfach, wenn Du in einem Modus praktisch das Öl zum Kochen bringst, so der Motor schön ordentlich surrt, dann wäre es echt schlau und erst mal anlaufen musst und dann, wenn er schon warm ist, sagst Du: “Sehr schön, jetzt nehmen wir das andere Auto.”

Das solltest Du möglichst vermeiden. Und deswegen hängt es auch davon ab, wie Du Deinen Kalender organisierst, nämlich ähnliche Modi hintereinander.

So, hier auf dem Bild siehst Du zum Beispiel auch noch die Faktoren. Also hier siehst Du Captain, Manager, Worker. Hier siehst Du Plantiefen, wie man mit Plantiefen arbeitet. Also in Iterationen genauer Plan, hast Du in dem kostenlosen Booklet Systemisches Denken, ist hier unten verlinkt.

All das sind Arbeitsmethoden. Engpassbezogen ist auch eine Arbeitsmethodik. Erfolgsalgorithmus, Kurzform ist auch Arbeitsmethodik, findest Du das meiste in Systemisches Denken. 

Ja?

Teilnehmer: Nehmen wir an, die Methodik, die Du uns gerade genannt hast, als Beispiel jetzt bei Reicher als die Geissens hast Du jetzt auch auf dieses Buch angewendet.

Alex: Natürlich.

Teilnehmer: Und jetzt aktuell, wo Du die Videos aufnimmst, ratterst Du die runter und bist im Worker Modus.

Alex: Genau. Klar bin ich jetzt ein erfahrener Worker, aber ich muss mir jetzt nicht überlegen, was erzähle ich hier? Ich orientiere mich an meinem Text und ich habe den Text auch durch Worte und durch Botschaften praktisch schon gleich mitgedacht. So: “Ah, das und das steht da drin” damit, wenn ich dann beim Erzählen bin … Zum Beispiel das Wort “Fokus, Brennpunkt” habe ich ganz bewusst gewählt, weil ich weiß, ich werde darüber was erzählen.

Auch die Grafiken, die rechts da sind, die sind praktisch Reminder dafür, damit ich hier jetzt in der Schauspielerrolle, in der Avatar Alex Fischer Außenrolle jetzt praktisch hier nicht mehr denken muss oder minimal denken muss. Ich muss natürlich denken, wenn Du mir Fragen stellst, stört mich aber nicht, weil es eben extrovertiert ist.

So würde ich jetzt aber … und überleg mal drüber nach, wenn Du jetzt Verhandlungen führst, Leuten mit Leuten sprechen musst, Besprechungstermine hast, und dann kommt einer rein, sagt: “Kannst Du mal kurz das hier genehmigen, entscheiden, abnehmen?” kriegst Du einen Würgreiz. Das passiert.

Wir haben eine Regel: 3 harte Modi Wechsel am Tag und der Tag ist am Arsch. Es ist wie ein Staubsauger für Energie. 3 Modi Wechsel, echte Modi Wechsel und Dein Tag ist am Arsch. Du hast keine Energie mehr.

wie man dafür sorgt, dass die Modi vor allem von außen nicht erzwungen werden und so weiter und so weiter, dafür gibt es natürlich auch eine Arbeitsmethodik.

Dafür musst Du für Deine Leute aber Regeln aufstellen, wie in Deinem Laden kommuniziert wird, auf welchen Kanälen, mit welcher Priorität und so weiter.

Wenn es brennt, schreit man ganz laut Feuer und tritt jedem die Tür ein. Aber nur um zu sagen: “Hey, ich mache mal kurz eine halbe Stunde Pause.” marschiert man nicht in Büros ein. Das könnte man auch zentral hinterlegen an dem Board, wo zum Beispiel dort steht: “Ich komme wieder in 30 Minuten.”

Da aber jeder ein Individuum ist und jeder eine andere Vorstellung darüber hat, wie man es richtig macht und jeder ja auch einen anderen Lebensfilm und eine andere Karrierehistorie hatte bei anderen Chefs, die es anders wollten und selber alle Chaoten waren, bringt natürlich jeder seine Ideen ein. Und wenn Du das nicht zentral regelst und übereinstimmst, folgt jeder halt dem, was für ihn am besten ist. Und das sorgt dann dafür, dass Du zu gar nichts mehr kommst.

Bei uns gibt es da zum Beispiel ein Booklet, das heißt einfach Interne Kommunikation. Wie kommunizieren wir intern? Und das ist eigentlich so geschrieben, dass es jeder von Euch auch übernehmen kann. Das ist Teil des Leadership Coachings inklusive Schulung der Mitarbeiter. Warum, wieso, weshalb? Weil, wenn Du nur sagst: “So machen wir so und nicht anders”, dann funktioniert es nicht, sondern musst sagen: “Das machen wir so, weil” und es hilft mir als Chef. Aber es hilft auch Dir als Mitarbeiter und das hilft uns allen, dass wir mehr Spaß haben.

Also es diktatorisch festzulegen ist zwar besser, als dass gar nichts festgelegt ist, aber wenn es langfristig eingehalten werden soll, sollte es natürlich sein, auf Naturgesetzen beruhen. Also so ähnlich wie die Steuerung von modernen Elektrogeräten, die Apple ja eigentlich vorgemacht hat. Die sind so intuitiv, dass Du kaum noch eine Bedienungsanleitung dafür brauchst. Kaum noch.

So ähnlich sollte das auch mit den Kommunikationswegen sein. Sie sollten eigentlich natürlich sein, die, die man üblicherweise wählen würde. Ja so dann: “Ah ja.” So, es sollte also nicht einfach so festgelegt werden, so machen wir das, sondern es sollte möglichst natürlich sein, weil dann sagen Leute: “Ah ja, stimmt klar, das macht ja Sinn.”

Und so würde ich es ja zu Hause auch machen. Ich würde ja die Frau auch nicht wecken, die gerade schläft, ihren Nachmittagsschläfchen hat, um mir zu sagen: “Ich geh mir gerade Zigaretten holen”, würde ich auch nicht machen. Ich würde aber vielleicht einen Zettel wo hin kleben und sagen: “Hey, ich bin nur kurz weg.”

Schauen wir uns die Grafik nochmal an, Reicher ist die Geissens. Mit den 3 Unterrollen haben wir uns schon ausführlich reingezogen. Ich plane zum Beispiel kreative Projekte gerne mit sogenannten Mindmaps, das heißt hier ist also praktisch ein Thema und dann macht man dort Unter-Hauptthemen und strukturiert eben nicht ein Blatt, sondern strukturiert es so baumartig so: “Ah, guck mal, Reicher als die Geissens hat 3 Teile.” Also das Ding würde heißen Reicher als die Geissens Teil 1, Teil zweite Teil 2, Teil 3. Teil 1 soll welche Kapitel haben …

Und der Vorteil dieser Darstellungsweise ist, dass Du das praktisch alles auf einen Blick hast. Und Du kannst diese Bäume oder diese Zweige auch ein- und ausklappen und kann es praktisch sowohl aus Adlersicht draufschauen, als auch das ganze Bild haben. Und wenn Du einen großen Bildschirm hast, so wie ich, dann kannst Du das auch vergrößern, verkleinern und Du siehst praktisch immer alles auf einem Blick, während Du nur mit normalen Dokumenten, Aber es muss dann immer blättern, wie war das nochmal, wie habe ich das da festgelegt und so weiter, und so weiter.

Außerdem ist das Verschieben des Formatieren sehr leicht. Es geht nämlich Drag and Drop. Wenn ich jetzt auf einmal sage: “Mensch, das dahinten, das passt eigentlich nicht so, das schieben wir jetzt dahin” dann ziehe ich das einfach dahin. Und das ist einfach das Mittel der Wahl beim kreativen Ausarbeiten von Projekten.

So, dann gibt es das Thema der Plantiefen. Ja, dazu hast Du mir in dem Booklet Systemisches Denken, wie man Plantiefen benutzt. Aber vom Prinzip funktionieren Plan. So ein Plan ist eine schlaue Idee, wie man die Lücke schließt zwischen Ist-Zustand und ideal Zustand, also da wo man hin möchte.

So, jetzt ist leider nicht genauer definiert – Definition “Plan” heißt ja eine allgemeine schlaue Idee –, wie man von ihr zu Ideal kommt, aber nicht wie tief genau es definiert ist. Deswegen geht dann jetzt jeder her und schreibt solche Pläne ganz genau und gibt sie dann weiter, damit andere sie umsetzen und macht sich wahnsinnig viel Arbeit mit der Tiefe der Ausarbeitung und stellt dann auf einmal fest: “Mensch, Themaverfehlung! Wir haben den Bohrturm zum Ölbohren ganz perfekt gebaut und auch ganz toll gebohrt. Leider an der falschen Stelle.”

Wer in Praxis mit Business zu tun hat, kennt das, er plant etwas und dann fragt er 2 Leute und dann sagen die: “Ja, aber Du hast XY vergessen” und dann kannst Du eine ganze Planung wegwerfen. Um das zu verhindern, macht man das in Plantiefen.

Das heißt, man beschreibt erst mal den Plan ganz allgemein in 3, 4, 5 Absätzen, so viel höchstens oder in 2 Minuten Sprachnachricht, und gibt es dann den Beteiligten, sodass die ihren Input geben, dann ändert man an Plantiefe 1 noch ein bisschen was, dann geht man in Plantiefe 2, das heißt jedem dieser 5 Punkte von Plan Tiefe 1, die jeweils vielleicht 1 Minute dauern, fächert man dann wieder ein 5 Punkte auf und geht wieder etwas in die Tiefe.

Dann gibt man es wieder den Beteiligten, die geben ihren Input und erst wenn das passiert ist, arbeitet man Plantiefe 3 aus, also sprich das gesamte Projekt und dann anschließend lässt man das noch verifizieren. Und wenn man es dann verifiziert hat, kannst Du sicher sein, Du hast keine Themaverfehlung. Das heißt, Du hast also nicht die ganze Arbeit gemacht, um es dann in die Mülltonne zu werfen.

Oder auch auf gut Deutsch: Du hast die Rechnung ohne den Wirt gemacht oder ohne die Beteiligten. Dann mache ich zum Beispiel noch folgendes: Ich mache mir gerne mal so eine Gamification, um mich motiviert zu halten.

Das heißt also, wenn ich jetzt zum Beispiel hier so Videoseiten aufnehmen muss, dann hat man immer die Idee, man kommt nicht voran. Dann mache ich mir einfach so kleine Kreuzchen, wo ich sage: so, Seite 1 bis 5, Seite 5 bis 7, Seite 10 bis 15 und so weiter, und so weiter. Und immer wenn ich 5 Seiten geschafft habe, hake ich das ab.

So, dadurch sehe ich den Fortschritt, also dass ich das jedes Mal abhaken kann. Oder ich kann es auch pro Seite machen. Dadurch halte ich mich motiviert, weil ich den Fortschritt sehe. Wenn ich aber 500 Seiten aufnehmen muss, dann sieht das irgendwie so aus, als wenn ich 5 Tage einfach kein Stück weiter käme. Das ist zum Beispiel auch eine Arbeitsmethodik.

Oder das ist die Art, was Du hier siehst, wie ich früher meine To Do Listen strukturiert habe. Ich hatte praktisch ein Blatt immer auf dem Klemmbrett und in 4 Teile geteilt. Ganz links waren “Anrufe, kurz”, also bis 5 oder 10 Minuten. Rechts waren “Anrufe lang”, so Labber-/ Kennenlernanrufe. “Hey, wer bist du? Was machst Du eigentlich?” Oder anstrengende Anrufe, die waren hier.

“To dos kurz” waren hier. “To dos kurz” heißt immer unter 10 Minuten, maximal bis 20. Und hier waren Projekte und Projekte bestehen aus vielen To dos, die man aber erst noch aufsplitten muss. Das heißt also, bei Projekten habe ich gesagt: Das muss gemacht werden, das muss gemacht werden. Das waren aber alles eher so 10, 20, 100 Stunden Projekte.

Und anstatt die zu bearbeiten, habe ich die dann zerstückelt in lauter 10 Minuten Teile oder 20 Minuten Teile und hab die dann wieder bei den To dos hingeschrieben. So, warum habe ich das so aufgeteilt?

Ganz einfach, weil ich dann eine Reihenfolge hatte. Das heißt also auch bei den bei den Anrufen “kurz”, weil wenn Du jetzt Projekte managst, wie zum Beispiel Bau Verkauf oder sonst irgendwas, dann weißt Du: “Hey, den Banker erwische ich nur morgens und der ist besonders wichtig, weil von dem brauche ich eine Antwort” und dann habe ich mir den also mit 2 Kreuzchen markiert und wenn anders auch mit 2 Kreuzchen und wenn anders nur mit einem Kreuzchen. Das heißt: ist wichtig, aber nicht überlebensnotwendig. Und die anderen halt nicht.

Und dann habe ich morgens einfach losgelegt, habe als erstes alle mit 2 Kreuzchen angerufen von oben. Wenn die durch waren, dann habe ich als nächstes die mit einem Kreuzchen durchgerufen, auch von oben nach unten. Und wenn die durch waren, dann habe ich ohne Kreuzchen von oben nach unten durch gerufen. Und wenn ich dann durch war, dann habe ich wieder bei den 2 Kreuzchen angerufen, bei denen, die ich zum Beispiel nicht erreicht habe.

Und ich hatte also immer nur 3 Prioritäten, wenn Du so möchtest: muss unbedingt, sollte und nice. und “Anrufe lang” sind eher so Sachen für eine Autofahrt oder wenn man jetzt Mittagessen geht und dann erzählt einem eine halbe Stunde seinen Lebensweg und so weiter. Ihr wisst, was ich meine. So einfach so lange Socializing Anrufe oder bei Verwandten oder Eltern oder was auch immer, das wäre “Anrufe lang”.

Und so habe ich auch, und so gibt es auch und alle Leute, die ich kenne, die sehr erfolgreich sind, haben eigentlich für jede Situation eine Arbeitsmethode rausgekriegt, sodass sie nicht jedes Mal denken: “Oh, wie gehe ich da jetzt ran?”

Sondern sie sagen: “Ah, Nummer 5 nehmen wir hier. Das ist Situation 7, also nehmen wir Arbeitsmethode 7. Ah, das ist Situation 12, Arbeitsmethode 12.” Und dann musst Du mich jedes Mal nachdenken und individuelle Entscheidungen treffen, sondern Du weißt einfach, was die beste Methodik ist. Paar habe ich Euch vorgestellt, da gibt es ungefähr 30 von.

Teilnehmerin: Eine Frage: Habe ich jetzt, wo wir bei Methodiken sind, intern wie habt ihr Vorgaben für Datenspeicherung und E-Mail oder Ordner? Ist das alles einheitlich oder …?

Alex: Das ist was anderes. Also dieses eine Booklet regelt nur, wie wir intern kommunizieren, damit wir auch noch zum Arbeiten kommen und uns nicht die ganze Zeit gegenseitig auf die Nerven gehen.

Grundlegend gehen die meisten Unternehmer her und sagen: “So, wir legen so ab.” Das halte ich für schwierig. Ich würde den Leuten eigentlich beibringen, wie Ordnung funktioniert.

Es gibt verschiedene Ordnungsstypen, also es gibt eine chaotische Ordnung, so merkwürdig es klingt, die benutzt man in Lagern.

So, das heißt, man stellt einfach die Sachen dort hin, wo Platz ist, und notiert dann in einem zentralen Logbuch, wo es abgestellt wurde. Das ist die sogenannte chaotische Ordnung. Es gibt einfach verschiedene Ordnungsstypen. Dann gibt es die klassische Microsoft Ordnung, einen Ordner und wieder Unterordner und so weiter, und so weiter.

Und jede dieser Ordnungstypen hat Vorteile und Nachteile und Punkte, wo man sie anwendet und wo man sie eher nicht anwendet. So, das ist das erste, was Du den Leuten beibringen musst, dass sie einfach mal Ordnung verstehen. Fängt schon an mit der Definition.

Definition von “Ordnung” ist: Dinge haben ihren festen Platz. Ganz wichtig Dinge haben ihren festen Platz. Es ist aber nicht die Definition von Gruppenordnung. So ist die Definition von Ordnung allgemein

Die Definition von “Gruppenordnung” lautet: Dinge haben ihren festen Platz und sind allen bekannt durch entsprechende Indexierung oder Beschriftung. Also Dinge haben ihren festen Platz und sind jedem Gruppenmitglied bekannt und durch Indexierung oder Beschriftung.

Dadurch, dass wir in Abteilungen arbeiten, gibt es auch keine allübergreifende Ordnung, sondern es gibt praktisch zentrale Berichte, die sind definiert, was muss praktisch das Gehirn wissen? Und dann benutzt jede Abteilung eigentlich ihr Ordnungssystem, das aber definiert und bekannt sein muss.

Also das heißt, wenn ich jetzt sagen würde: “Hä, wie finde ich was in der Buchhaltung?” Dann gibt es halt einen Index und dann erklärt mir der, wie man hier was findet, weil wenn Du es allen überstülpt, dann magst die Art, wie man ein Lager ordnet, vielleicht nicht so Buchhaltung passen und umgekehrt.

Und die Leute im Organ, also in der Abteilung, in der Organisation, wissen schon, wie man am besten was findet. Vorausgesetzt, Du hast ihnen einmal beigebracht, welche Arten der Ordnung es gibt, also welche Methodiken, Arbeitsmethodiken der Ordnung es gibt.

So, jetzt hat er mich aber wieder zum Denken gebracht. Tatsächlich nicht wirklich, weil ich habe das so drauf, dass ich da nicht wirklich darüber nachdenken muss. Also ich sage mal so, auch wenn ich von der Bühne her Fragen beantworte, ich habe es halt so oft gemacht und geübt und Worte geklärt und Beispiele und so weiter.

Also ich muss zuhören, um es zu verstehen, aber nachdenken muss ich nicht. Also es ist halt so ähnlich wie ein gut trainierter Kampfsportler, der denkt auch nicht nach, welchen Block er jetzt machen muss, sondern er kommt automatisch und das kommt durch üben, auswerten, üben, auswerten, üben, auswerten. Also deswegen habe ich noch nicht mal hier einen wirklichen Moduswechsel.

Gut, dann sehen wir uns im nächsten Video.